Unabhängig davon, ob Sie bereits mit einem PIS arbeiten und dieses ablösen wollen oder von der Papierdokumentation auf eine elektronische Lösung umsteigen möchten, ist die Evaluation eines Praxisinformationssystems herausfordernd und nur schwer mit dem Behandlungsalltag vereinbar. Viele verschiedene Systeme, aufwendig zu vergleichende Preismodelle, individuelle Anforderungen und unterschiedlichste weitere variable Faktoren erschweren die Entscheidung. Trotzdem will diese wohlüberlegt sein, da das gewählte System grossen Einfluss auf Ihre tagtägliche Arbeit, Prozesse, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Kostenstruktur hat. Wenn Sie sich entschieden und die Lösung eingeführt haben, wollen Sie wenn immer möglich keinen erneuten Wechsel, da bei einem Umstieg wieder erhebliche Mehraufwände und -kosten entstehen. Gerade deswegen lohnt es sich, für den Prozess genügend Zeit einzuplanen, um die folgenden Schritte strukturiert zu bearbeiten. So stellen Sie sicher, dass Sie von Beginn weg die für Sie richtige Entscheidung treffen und profitieren von den vielen Vorzügen, mit welchen Sie ein PIS im täglichen Arbeiten unterstützen kann.
Disclaimer
Um Enttäuschungen und Fehlentscheidungen vorzubeugen, sollten Sie in Anbetracht Ihrer Evaluation folgende Punkte beachten:
- Das optimale PIS, wie Sie es sich wünschen, werden Sie wahrscheinlich nicht finden. 100% zufrieden werden Sie mit der Lösung nie sein. Probieren Sie darum, von den existierenden Systemen dieses auszuwählen, welches Ihrer Art zu arbeiten am ehesten entspricht.
- Gewissheit, wie sich die Lösung in der täglichen Verwendung tatsächlich bewährt, haben Sie erst nach der Entscheidung. Gerade deswegen ist es wichtig, dass Sie sich in der Evaluation so gut wie irgend möglich in die echte Anwendung versetzen können; optimalerweise können Sie die Applikation einige Stunden oder sogar Tage als Demoversion testen.
- Falls Sie Ihr bestehendes System reevaluieren lohnt sich eine Umstellung aufgrund kleiner Optimierungen meist nicht. Die Lösung muss einen grösseren Mehrwert aufweisen, damit dieser dann auch tatsächlich im Alltag überwiegt.
- Sofern mit einem System effektiv Effizienzgewinne entstehen, sind leichte Kostenunterschiede vernachlässigbar.
Evaluation und Einführung eines Praxisinformationssystems
Vision, Ziele & Erwartungen
Überlegen Sie sich, bevor Sie mit der eigentlichen Evaluation beginnen, was Sie mit dem Umstieg auf das neue System genau bezwecken wollen. Was möchten Sie auf strategischer Ebene mit der Veränderung erreichen? Was erhoffen Sie sich davon? Was sind Ihre Erwartungen? Falls Sie reevaluieren: Wieso wollen Sie wechseln? Was soll beim neuen System besser/anders sein? Halten Sie sich diese Vision beim weiteren Verlauf stets vor Augen.
Entscheidungskriterien formulieren und priorisieren
Formulieren Sie gemeinsam mit Ihrem Praxisteam die Entscheidungskriterien, anhand welcher Sie die einzelnen Systeme vergleichen möchten. Dabei sind unserer Erfahrung nach vor allem folgende Dimensionen zu beachten:
- Medizinisch ärztliche Nutzung
- Praxisprozesse
- Interoperabilität (Schnittstellen zu Geräten oder anderer Software)
- Zukunftsfähigkeit
- Abrechnung
Achten Sie beim Erfassen der Kriterien darauf, dass Sie später die jeweilige Qualität eines Kriteriums bewerten können, um infrage kommende Systeme zu vergleichen. Wo es möglich ist, sollten Sie Prozesskriterien anstelle von Funktionen benennen. So sollte ein Kriterium also nicht einfach “Labor” oder “Agenda” heissen, sondern eher “Übersichtlichkeit Laborwerte” resp. “Workflow-Unterstützung Termineintragung”. Die Erfassung dieser Kriterien ist ein wichtiger Schritt und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Lassen Sie sich für den Inhalt z.B. von der Checkliste im FMH-Services Softwarekatalog inspirieren. Falls Sie auf eine bestehende, ausführliche Liste solcher Kriterien zurückgreifen und dabei nur noch die für Sie relevanten übernehmen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere 5-Schritte-PIS-Evaluation. In dieser stellen wir Ihnen unter anderem eine bestehende Qualitätskriterienliste mit über hundert bewährten Kriterien zur Verfügung.
Da die Zeit in den Präsentationen oft nicht ausreicht, um sich alle Funktionen und Kriterien zeigen lassen zu können, sollten Sie die einzelnen Kriterien vorab priorisieren. Das ermöglicht Ihnen, mit den jeweiligen Herstellern Ihre Anforderungen beim wichtigsten Kriterium beginnend durchzugehen.
Hersteller auswählen und einladen
Anhand den von Ihnen definierten Kriterien können Sie nun 2–4 Hersteller auswählen und für eine Produktpräsentation einladen. Rechnen Sie pro Präsentation mit ca. 1.5–2 Stunden. Ihr Praxisteam sollte bei der Präsentation ebenfalls dabei sein.
Herstellerpräsentationen und Bewertung
Arbeiten Sie sich in der Präsentation durch Ihre priorisierte Kriterienliste und lassen Sie sich die einzelnen Prozessschritte zeigen. Stellen Sie sich dabei so gut wie möglich die tägliche Arbeit mit der Anwendung vor. Führen Sie durch die Präsentation und fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Bewerten Sie die vorerfassten Kriterien jeweils einzeln, z.B. mit einer Skala von 0–10, was Ihnen erlaubt, die einzelnen Anbieter nach den Vorführungen besser vergleichen zu können. Halten Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu an, Fragen zu stellen und die für sie relevanten Kriterien zu bewerten.
Vergessen Sie nicht, am Schluss der Präsentation genügend Zeit für die Besprechung der Preise einzuplanen. Zusätzlich zur Offerte, welche Sie erhalten, ist es u.U. wichtig zu verstehen, welche Folgen eine Vergrösserung Ihrer Praxis (Workstations und/oder Personal) auf den Preis des jeweiligen Anbieters hätte.
Entscheid für System
Auf Basis der erarbeiteten Informationen treffen Sie nun Ihre Entscheidung. Für diese sind, wie bereits oben erwähnt, die Kosten zwar ein wichtiger Faktor, oft ist jedoch ausschlaggebender, wie effizient Ihre hoch priorisierten Prozessschritte mit dem System bearbeitet werden können. Wenn Sie sich mit einem System jeden Tag einige Minuten sparen, kann das oft auch grössere Kostenunterschiede wettmachen.
Nach der Entscheidung können Sie sich durch den Anbieter bei der konkreten Planung und Einführung unterstützen lassen. Wichtig sind klar definierte Meilensteine, welche am besten auch vertraglich festgehalten werden.
Einführung / Ablösung
Denken Sie für die Einführung daran, dass Sie genügend Zeit für die Planung einrechnen, genug Schulung und Unterstützung in Anspruch nehmen und planen Sie «Pufferzeiten» ein, in welchen Sie die Herausforderungen und Schwierigkeiten zu Beginn abfedern können. Integrieren Sie Ihr Team in den Prozess, nehmen Sie Bedenken ernst und sorgen Sie für notwendige Unterstützung.
Wurde das Projekt mit Meilensteinen definiert, können Sie diese schrittweise abnehmen und das Projekt nach erfolgreicher Installation und Schulung abschliessen.
Wir unterstützen Sie gerne
Falls Sie sich im Vorgehen für die Evaluation gerne unterstützen lassen wollen, stehen wir Ihnen gerne mit unserer bewährten 5-Schritte-PIS-Evaluation zur Verfügung. Diese bildet den oben beschriebenen Prozess mit verschiedenen Vorlagen strukturiert ab und ermöglich so einen möglichst objektiven Entscheid bei minimalem Aufwand Ihrerseits. Kontaktieren Sie uns dazu ungeniert telefonisch oder per Mail.
Kontakt
Jonathan Meier
+41 55 534 68 11
[email protected]
Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall von Herzen viel Erfolg in Ihrem Projekt und der Prüfung der verschiedenen Anbieter!
dieser Blog-Post ist ursprünglich im FMH Services Softwarekatalog 2021 erschienen